Co oznacza zastrzeżenie formy dokumentowej dla celów dowodowych?

Zasada ogólna

Umowa jest czynnością prawną. Polega na złożeniu oświadczeń woli przez strony umowy, co zmierza do wywołania skutku prawnego. Takim skutkiem może być powstanie, zmiana lub ustanie stosunku prawnego. Konieczne jest zgodne oświadczenie woli obu stron umowy, gdyż umowa jest czynnością prawną dwustronną. Umowy cywilnoprawne objęte są szczegółową regulacją Kodeksu cywilnego – Prawem zobowiązań

Większość czynności prawnych dokonywanych w codziennym życiu, takich jak drobne umowy sprzedaży zawierane w sklepie, kiosku, itp. dochodzi do skutku bez konieczności przestrzegania jakichkolwiek wymogów dotyczących ich formy. Wówczas czynność prawna może być dokonana w formie ustnej albo per facta concludentia (w sposób dorozumiany, bez użycia słów).

W kodeksowej definicji umowy sprzedaży zawartej w art. 535 k.c. nie znajdziemy wymogu zachowania jakiejś szczególnej formy, dlatego do jej skutecznego zawarcia wystarczą zgodne oświadczenia ustne, a nawet jedynie zgodne zachowania się stron. Jako przykład tego ostatniego można podać zamawianie przez klienta napoju poprzez zasygnalizowanie go barmanowi ręką wraz z reakcją barmana polegającą na wydaniu napoju klientowi.

Obowiązek nadania umowie określonej formy istnieje jedynie wówczas, gdy wynika to z przepisów prawa albo z zawartej wcześniej przez strony umowy. Jako obowiązkowa może być przewidziana np. forma aktu notarialnego. Niezachowanie wymaganej formy wiąże się z określonymi skutkami. Najpoważniejszym rygorem jest rygor nieważności umowy.

Rygor nieważności

Jeżeli z przepisów lub umowy wynika obowiązek zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, to brak tej formy spowoduje, że umowa staje się nieważna. Co więcej, mówimy wówczas o tzw. nieważności bezwzględnej, która oznacza że dokonana czynność prawna od samego początku nie wywołuje skutków.

Przykładowo dla dokonania sprzedaży nieruchomości konieczne jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności – zarówno dla oświadczenia sprzedającego o przeniesieniu prawa własności, jak również dla oświadczenia kupującego o przyjęciu tego prawa. Zatem umowa sprzedaży nieruchomości zawarta w każdej innej formie (np. ustna, pisemna) niż forma aktu notarialnego (która jest w tym przypadku formą szczególną) powoduje, że umowa jest nieważna (nie odnosi żadnego skutku prawnego). Przeniesienie własności w ogóle nie następuje.

Forma dokumentowa zastrzeżona dla celów dowodowych

Niektóre rodzaje umów również wymagają zawarcia ich w formie szczególnej – np. dokumentowej, jednak przepisy prawa nie wprowadzają dla zachowania tej formy rygoru nieważności. Przykładowa regulacja odnosząca się do umowy pożyczki wygląda tak:

Art. 720 k.c.

§ 1. Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości.

§ 2. Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej.

Jak widzimy, § 2 powyższego przepisu nie wprowadza rygoru nieważności. Oznacza to, że będziemy mieli do czynienia z tzw. rygorem ad probationem, o którym jest mowa w art. 74 § 1 k.c.:

Art. 74

§ 1. Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. […]

Jak to działa w praktyce?

Weźmy jako przykład wspomnianą wcześniej umowę pożyczki. Jeżeli pożyczka o wartości ponad 1000 zł została udzielona bez zachowania formy dokumentowej (np. jedynie ustnie), to w toku ewentualnego sporu sądowego strony nie będą mogły wnosić o przeprowadzenie dowodów z zeznań świadków lub przesłuchania stron co do faktu dokonania czynności. Nawet jeśli przy zawarciu umowy ustnej oprócz pożyczkodawcy i pożyczkobiorcy był obecny świadek dokonywania tej czynności – nie będzie on mógł być przesłuchany przed sądem. Stwarza to niewątpliwie problem dla pożyczkodawcy, który nie może przy pomocy świadka udowodnić przed sądem, że udzielił pożyczki pożyczkobiorcy.

Wyjątki od reguły

Mimo tak określonych zakazów dowodowych prawo przewiduje wyjątki, w których możliwe będzie dopuszczenie dowodu ze świadków lub dowód z przesłuchania stron:

1. Zgoda obu stron (np. gdy zażąda tego jedna ze stron, a druga się nie sprzeciwi)
2. Żądanie konsumenta w sporze z przedsiębiorcą
3. Uprawdopodobnienie za pomocą dokumentu (tzw. początek dowodu na piśmie)

Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.