Czy można przetwarzać dane osobowe z CV bez klauzuli?

Nie ulega wątpliwości, iż zgoda jest jedną z podstaw do przetwarzania danych osobowych. Jak należy rozumieć określenie „zgoda”? „Zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”. Zatem nie zawsze musi to być formalne pisemne lub elektroniczne oświadczenie. Czasami wystarczy wyraźne działanie danej osoby, której dane dotyczą. Należy jednak mieć na uwadze, iż działanie to musi być celowe i wskazywać, że określona osoba rzeczywiście swoim zachowaniem zgodziła się na przetwarzanie jej danych. Zatem jeśli wysyłam swoje CV w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę i zaznaczam to w wiadomości skierowanej do potencjalnego pracodawcy albo rekrutera, to oznacza, iż swoim zachowaniem przyzwoliłem na przetwarzanie tych danych osobowych w celu rekrutacji.

Czy można więc przetwarzać wszystkie dane zawarte w CV? Może zdarzyć się tak, iż w procesie rekrutacyjnym kandydat na określone stanowisko podaje z własnej woli dodatkowe dane osobowe np. informacje o stanie zdrowia. W takim przypadku, jeżeli kandydat nie wyrazi odrębnej zgody na przetwarzanie tej kategorii danych osobowych, a pracodawca nie posiada odpowiedniej legitymacji do tego (np. przewidzianej przepisami szczególnymi), która zobowiązuje go do ich przetwarzania, to pracodawca powinien trwale usunąć te dane. Należy pamiętać, iż wyrażenie zgody na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, powinno być wyraźne, dlatego też z ostrożności zaleca się formę odrębnego oświadczenia.

Poniżej przedstawiamy przykłady zgód opracowanych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, które pozwalają na przetwarzanie danych w kolejnych rekrutacjach oraz na przetwarzanie tzw. danych wrażliwych (art. 9 ust. 1 RODO):

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez X przez okres najbliższych 6 miesięcy.”

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zamieściłem w liście motywacyjnym oraz załączonych do niego dokumentach.”