Czy w obecnym stanie prawnym można skutecznie wnosić do sądów pisma procesowe za pomocą e-maila?

Elektroniczne postępowanie upominawcze

Od 8 lat obowiązują u nas przepisy regulujące szczególne postępowanie cywilne – elektroniczne postępowanie upominawcze. Postępowanie to zostało unormowane w rozdziale zatytułowanym „Elektroniczne postępowanie upominawcze” (art. 505²⁸ i następne kpc). Jest to postępowanie o charakterze fakultatywnym, bo sprawa toczy się w tym postępowaniu tylko, jeśli powód zdecyduje się złożyć pozew drogą elektroniczną. W Sądzie Rejonowym w Lublinie został utworzony XVI Wydział Cywilny, który rozpatruje pozwy wnoszone elektronicznie bez względu na wartość przedmiotu sporu, a swoją właściwością obejmuje całą Polskę. Akta sprawy prowadzi się w formie elektronicznej i w takiej też postaci podlegają udostępnianiu stronom. Do pozwu nie dołącza się dowodów.

Powyższe jednak nie oznacza, że do każdego sądu można wnieść pozew w taki sam bądź podobny (elektroniczny) sposób, ten szczególny tryb postępowania zarezerwowany jest wyłącznie dla elektronicznego postępowania upominawczego (w skrócie EPU) przed Sądem Rejonowym w Lublinie, XVI Wydziałem Cywilnym.

Wymogi pisma procesowego

W każdym przypadku wniesienia pisma procesowego musi ono spełniać kryteria określone w art. 126 kpc. Szczególnym wymogiem w kontekście naszych rozważań jest wymóg złożenia przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika podpisu. W doktrynie i orzecznictwie zgodnie podkreśla się, że chodzi o podpis własnoręczny, który nie może być zastąpiony jego mechaniczną kopią (np. ksero) ani też nie może być sporządzony pismem komputerowym jako wydruk np. imienia i nazwiska. Te wymogi co do zasady wykluczają możliwość złożenia pisma procesowego np. w formie zwykłej wiadomości e-mail.

System teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe

W ostatnich latach doszło do szeregu zmian w prawie, które dotyczyły problematyki drogi elektronicznej w „zwykłym” postępowaniu cywilnym, a więc poza elektronicznym postępowaniem upominawczym. Zmiany objęły w szczególności art. 125 § 2¹ kpc, który obecnie nosi taką treść:

Art. 125 § 2¹. Jeżeli przepis szczególny tak stanowi albo dokonano wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pisma procesowe w tej sprawie wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pisma niewniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym sąd poucza wnoszącego pismo.

Ustawodawca zdecydował się wprowadzić nowe pojęcie: „system teleinformatyczny”. Zastąpiono tym samym wcześniej używane pojęcie „drogi elektronicznej”. W uzasadnieniu projektu ustawy zmieniającej z dnia 10 lipca 2015 r. (druk nr 2655 Sejmu VII kadencji) możemy przeczytać, że zmiana ta została dokonana właśnie dla wyeliminowania wątpliwości dotyczących dopuszczalności wniesienia pisma drogą elektroniczną, ale z pominięciem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, czyli wniesienia go np. za pomocą poczty elektronicznej, a nie za pośrednictwem tego systemu teleinformatycznego, który został stworzony i ustanowiony dla obsługi postępowania sądowego.

System teleinformatyczny to nie poczta elektroniczna

O tym, że nowe pojęcie systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe jest interpretowane ściśle przekonał się wnioskodawca, który za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) złożył do Sądu Okręgowego w Gliwicach zażalenie na oddalenie jego wcześniejszego wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych. E-mail został podpisany potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, zatem tożsamość nadawcy nie mogła budzić wątpliwości.

Jednak na gruncie obowiązujących przepisów Sąd Okręgowy w Gliwicach, a następnie także i Sąd Apelacyjny w Katowicach uznały, że tak złożony wniosek po pierwsze nie został złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego sądu – zatem pozostał bezskuteczny, a po drugie wydruk wniosku znajdujący się w aktach nie został własnoręcznie przez wnioskodawcę podpisany (patrz postanowienie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 27 lutego 2017 r., sygn. akt V ACz 171/17).

Problematyczny okres przejściowy

Nasze rozważania bynajmniej nie kończą się na ustaleniu, że pismo procesowe skierowane na skrzynkę e-mail sądu będzie w obecnym stanie prawnym bezskuteczne. Powstaje bowiem pytanie, co jeśli nasz wnioskodawca skorzystałby zamiast ze zwykłej poczty e-mail – z systemu teleinformatycznego sądu, do którego dostęp sądy wskazują w zakładce „elektroniczna skrzynka podawcza”? W tym miejscu musimy wskazać jeszcze jeden obowiązujący przepis prawa, który reguluje funkcjonowanie systemu teleinformatycznego w tzw. okresie przejściowym (Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw):

Art. 20. W okresie 3 lat od wejścia w życie niniejszej ustawy, dokonanie wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe oraz dalsze wnoszenie tych pism za pośrednictwem tego systemu jest dopuszczalne, jeżeli ze względów technicznych, leżących po stronie sądu, jest to możliwe.

Ustawa weszła w życie 8 września 2016 r., a więc wspomniany „ochronny” dla sądów okres przejściowy upłynie dopiero za ponad rok, z dniem 8 września 2019 r.

Możliwe, czy niemożliwe?

Ostatecznie zatem musimy zwrócić uwagę na informacje podawane na stronach sądów po wejściu w zakładkę „elektroniczna skrzynka podawcza”. Regułą jest, że w każdym przypadku odnajdziemy tam wyraźne zastrzeżenie o treści np.: Możliwość wnoszenia pism w formie dokumentów elektronicznych do Sądu (…) w (…) dotyczy wyłącznie składania pism w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego, a nie dotyczy pism procesowych, w tym m.in. pozwów, wniosków i wszelkich oświadczeń. Niestety, takie zastrzeżenie należy uznać za tożsame z informacją, że w przypadku danego sądu ze względów technicznych nie jest możliwe wnoszenie pism procesowych w ten sposób.

Co z wnioskami o wydanie odpisu orzeczenia?

Na stronach niektórych sądów obok informacji, iż nie można poprzez system teleinformatyczny składać pism procesowych znajdują się dodatkowe wzmianki, np: „Informuje się, że pisma procesowe (pozwy i wnioski składane do danej sprawy, z wyjątkiem wniosku o odpis wyroku z uzasadnieniem) nie mogą być wnoszone drogą elektroniczną. W obecnym stanie prawnym pisma tak przesłane nie wywołują skutków prawnych. Możliwe jest składanie skarg, zażaleń i innych pism poza właściwym postępowaniem sądowym." (SR w Wieliczce)

W takim przypadku jasne jest, że dany sąd sam informuje o zakresie działania systemu teleinformatycznego, który ze względów technicznych dopuszcza składanie wyraźnie wymienionych pism. W tym konkretnym przypadku chodzi o wniosek o wydanie odpisu wyroku z uzasadnieniem.

Co ciekawe, w przypadku innych sądów praktyka jest taka, że wnioski o wydanie i doręczenie odpisu orzeczenia (z uzasadnieniem lub bez) są bez problemu przyjmowane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a więc poprzez zakładkę „elektroniczna skrzynka podawcza” i całą dalszą procedurę związaną z uwierzytelnieniem wnioskodawcy przez ePUAP. Zalecić jednak należy wcześniejsze zasięgnięcie informacji w punkcie kontaktowym danego sądu, czy taka praktyka jest w danym sądzie stosowana.