Digitalizacja archiwów coraz bliżej! Ułatwienie dla pracodawców.

Skorzystają na tym najbardziej średnie i duże przedsiębiorstwa, które zatrudniają najwięcej pracowników i muszą przechowywać ich akta osobowe w formie papierowej.

Możliwość pełnej digitalizacji będzie dozwolona dopiero od 1 stycznia 2019 r. bez potrzeby utrzymywania papierowych akt. Dla tych, których digitalizacja będzie procesem ciężkim czyli dla dużych korporacji jest możliwość rozpoczęcia prac digitalizacji już teraz, jedynym wymogiem jest obowiązek prowadzenia równolegle akt pracowniczych w formie papierowej. Oczywiście wiąże się to z większymi kosztami tymczasowymi, ale jest to przyszłościowe posunięcie.

Na ten moment jedyną opcją danych, które pracodawca może przechowywać w formie elektronicznej jest ewidencja czasu pracy, która udowadnia nam że możliwość przechowywania danych w ten sposób jest bezpieczna i powinniśmy dążyć do coraz to większej digitalizacji dokumentacji.

Jeżeli pracodawca chce się już teraz zdecydować na digitalizacje akt powinien bardzo uważnie przeprowadzać ten zabieg. Mając na uwadze rozporządzenie Parlamentu Europejskiego dotyczące ochrony danych osobowych, które mają wejść w życie w dniu 25 maja 2018, pracodawcy zaleca się zwiększoną ostrożność podczas przenoszenia danych osobowych pracowników. Przekazanie jakichkolwiek danych osobowych przez pracodawcę firmie zewnętrznej wymagana umowa określającą zakres i cel przetwarzania danych, a także prawa i obowiązki stron. Idąc tym tropem pracodawca powinien zabezpieczyć dane przez zastosowanie odpowiednich środków.

W efekcie końcowym digitalizacja oszczędzi pracodawcom pracy w działach administracyjnych, ale przetwarzanie danych osobowych będzie bardziej rygorystyczne jednak zabezpieczy to pracowników przed niechcianym rozpowszechnianiem ich danych personalnych.