KSeF — wszystko, co musisz o nim wiedzieć

Krajowy System e-Faktur - czym jest?

Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur, sprawy związane z procesem fakturowania są scentralizowane. Co to oznacza? W KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego miejsca, czyli proces ich rejestracji odbywa się w centralnym systemie księgowym, z którym inne systemy księgowe mogą połączyć. Całość powstała z całością o najmniejszy szczegół i bezpieczeństwo, ponieważ KSeF ma opcję zarządzania uprawnieniami, dzięki czemu dostęp do danych jest zawsze przydzielany w kontrolowany i bezpieczny sposób. Podsumowując KSeF ma za zadanie uregulować obrót gospodarczy faktur, poprzez skierowanie ich do jednego krajowego systemu e faktur. Każda faktura online będzie znajdować się w jednym miejscu.

System faktur ustrukturyzowanych — od kiedy obowiązuje?

KSeF od kiedy? O Krajowym Systemie e Faktur głośno mówi się w ostatnich dniach, ponieważ niebawem wchodzi obowiązek wystawiania faktur znanych jako faktury ustrukturyzowane. Dotychczas, czyli od stycznia 2022 roku do kończą czerwca 2024 roku, wystawienie faktury poprzez system KSeF było dobrowolne. Jednak ma się to zmienić. Wdrożenie KSeF, jako obowiązkowego standardu, którego celem jest weryfikacja dokumentów będzie mieć miejsce już 1 lipca 2024 roku, w przypadku czynnych podatników VAT. Z kolei od stycznia 2025 roku, e faktury będą też obowiązkowe dla nievatowców, czyli podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Ogólnopolski system teleinformatyczny KSeF stanowi wprowadzenie do nowoczesnej formy fakturowania.

Jak działa KSeF? Wprowadzenie do krajowego systemu e faktur

Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur przedsiębiorcy mogą zrezygnować z faktur papierowych i mają możliwość wygenerowania faktur poprzez specjalne oprogramowanie finansowo-księgowe. KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i lepszego kontrolowania prawidłowości danych. Umożliwia on także łatwe udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jeśli przedsiębiorca wystawi dokument poprzez system e faktur KSeF, faktura zostanie wystawiona w formacie XML. Co jednak więcej, w praktyce oznacza to też, że e faktura zostanie sprawdzona pod kątem zgodności z obowiązującymi schematami i standardami. Dostanie także specjalny numer, określany numerem identyfikującym przydzielonym. Dzięki temu, że KSeF jest częścią krajowego systemu, wystawca otrzyma tzw. UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Z kolei odbiorca może obejrzeć fakturę na dwa sposoby. Aby dostać dostęp do pliku, może zachować anonimowość podając określone dane dotyczące dokumentu, bądź też zalogować się w KSeF.

"Art. 106na. ust 2 ustawy o VAT: Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury." W skrócie KSeF wymaga wyrażenia zgody odbiorcy faktury, mailowej lub przez zaakceptowanie regulaminu fakturowania dostawcy. A co w przypadku, gdy odbiorca nie wyrazi zgody? Cóż, wtedy może on poprosić wystawcę faktury o przesłanie jej mailem lub w formie elektronicznej. Oczywiście w takim przypadku wystawca nadal ma dostęp do KSeF.

Co warto jeszcze wiedzieć o Krajowym Systemie e Faktur?

Warto zacząć od jeszcze jednego podsumowania tego, czym jest KSeF. Otóż jest to system, który ma być nowocześniejszą formą platformy elektronicznego fakturowania, czy też jej następcą. Dzięki KSeF, otrzymywanie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną będzie scentralizowane, regulowane. Program służy też do kontroli danych, analizy poprawnego wypełnienia faktur według schematu, a także do wysyłki powiadomień dotyczących faktur. Np. w przypadku wystawienia, odrzucenia, lub niemożliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, system wygeneruje stosowne powiadomienie/komunikat. Jest to jednym słowem nowy system wspierany przez Ministerstwo Finansów, do obsługi faktur w ustrukturyzowanej formie. Warto także podkreślić, że Ministerstwo Finansów jednocześnie, obok KSeF prowadzi także rozwiązanie PEF skierowane do instytucji budżetowych. Jest to jednak zupełnie inne rozwiązanie, niezwiązane z KSeF. Co więcej, nowoczesny Krajowy System e Faktur zapewnia także możliwość przechowywania dokumentów, które dostają własne numery identyfikacyjne.

Jakie korzyści podatkowe niesie ze sobą korzystanie z KSeF?

Obecnie używanie KSeF jest dobrowolne, obowiązek korzystania z faktur elektronicznych, w zależności od tego, czy dany przedsiębiorca jest vatowcem, czy też nie, wchodzi od 2024 lub od 2025 roku. Na ten moment, każdy przedsiębiorca może sam podjąć decyzję o korzystaniu lub niekorzystaniu z Krajowego Systemu e Faktur. Jednak, aby zachęcić właścicieli firm do używania tego programu, rząd wprowadził kilka bonusów. A są nimi:

· Zwolnienie z konieczności archiwizacji dokumentów — dzięki systemowi, to właśnie w KSeF przechowywane są faktury,

· W przypadku plików JPK_FA - brak obowiązku przekazywania ich na żądanie urzędu,

· czas oczekiwania na zawrot podatku krótszy o 40 dni.

Wróćmy teraz do wspomnianych wcześniej korzyści wystawiania e faktur KSeF. Przedsiębiorca, który decyduje się na używanie programu do faktur ustrukturyzowanych, zyskuje:

Gwarancję bezpieczeństwa, jeśli chodzi o interpretację dokumentu — format faktury elektronicznej jest zawsze taki sam, dzięki czemu interpretacja będzie jasna. Co więcej, odbiorca nie będzie mógł fałszywie złożyć zeznania, że faktury nie otrzymał.

Szybszy czas formalności związanych z rozliczeniami. Dzięki zautomatyzowaniu procesów fakturowania i księgowości, a także mniejszym szansom na popełnienie błędów przy generowaniu faktury, sumaryczny czas transakcji będzie krótszy.

Możliwość dostępu do każdej faktury w każdej chwili — pobranie dokumentu będzie mogło odbyć się szybko i sprawnie, bez konieczności posiadania papierowej wersji dokumentu.

Uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.