Postępowanie nakazowe – czy można je wszcząć dysponując fakturą bez podpisu?

Postępowanie nakazowe uregulowane w art. 484¹ – 497 kodeksu postępowania cywilnego stanowi dogodną formę dochodzenia wierzytelności, gdy kontrahent nie zapłaci należności wynikających z wystawionych faktur. Opłata od pozwu wynosi jedynie 1/4 normalnej opłaty, a więc 1,25% wartości przedmiotu sporu. Pozostałe 3/4 musi dopłacić pozwany, o ile zdecyduje się na wniesienie zarzutów od nakazu zapłaty wydanego w postępowaniu nakazowym.

W postępowaniu nakazowym nie ma możliwości wniesienia powództwa wzajemnego. Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym stanowi tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności – umożliwia ustanowienie hipoteki przymusowej lub zablokowanie rachunku bankowego dłużnika do określonej kwoty.

Powyższe nie wyczerpuje w pełni zalet postępowania nakazowego. Z drugiej jednak strony przepisy istotnie zawężają okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie do takich, które nie powinny budzić po stronie sądu wątpliwości co do zasadności roszczenia. Katalog tych okoliczności jest wskazany w art. 485 k.p.c., a jedną z nich jest „zaakceptowany przez dłużnika rachunek”. Nie ulega wątpliwości, że wystawiona faktura VAT mieści się w tej kategorii, a jej zaakceptowanie dokonuje się w formie podpisu złożonego na niej przez dłużnika.

Współcześnie w obrocie handlowym stosuje się powszechnie faktury elektroniczne, dystrybuowane w formie np. dokumentów pdf, które nie zawierają podpisu odbiorcy. Jest to zgodne z przepisami, gdyż od roku 2004 obowiązek podpisywania faktur został zniesiony rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Tym niemniej na gruncie przepisów kodeksowych faktura musi być podpisana – czyli zaakceptowana przez dłużnika – by stała się podstawą wydania przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Możliwe są jednak przypadki, gdy podpis nie będzie przez sąd wymagany.

Upoważnienie do wystawiania faktur VAT bez podpisu

W wyroku z dn. 23 lutego 2006 r., II CSK 131/05 Sąd Najwyższy uznał, iż upoważnienie powoda przez pozwanego do wystawiania faktur VAT bez podpisu może być traktowane jako zaakceptowanie przez dłużnika rachunku, uzasadniające wydanie przez sąd nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Sąd stwierdził w uzasadnieniu, że w obrocie gospodarczym, charakteryzującym się określoną dynamiką, a jednocześnie w dużej mierze opierającym się na obiegu dokumentów, pożądane jest uproszczenie procedur, dla zapewnienia szybkości i sprawności działania. Wyrazem akceptacji dla tego rodzaju uproszczeń jest możliwość przewidziana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 1994 r. w sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 133, poz. 688 ze zm.) udzielenia upoważnienia przez płatników podatku VAT do wystawiania faktur VAT bez ich podpisu.

Skorzystanie z takiej możliwości, mające miejsce zazwyczaj w przypadku dłuższej współpracy, stanowi wyraz zaufania do kontrahenta, iż wystawi on faktury uwzględniając w nich faktyczną ilość nabytego towaru i określi właściwą cenę. Udzielający takiego upoważnienia, z góry i niejako „awansem” akceptują w ten sposób treść faktur, które mają być w przyszłości wystawiane w toku współpracy między stronami.

Niezależnie od istnienia podstawy prawnej w postaci powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów funkcjonuje wieloletnia, utrwalona praktyka akceptowania z góry, wystawianych następnie w toku współpracy faktur VAT, przez upoważnienie do wystawiania ich bez podpisu nabywcy towaru lub usługi. W takich sytuacjach należy stwierdzić, że zachodzić będą podstawy z art. 485 § 1 pkt 2 k.p.c. do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Faktura, umowa i dowód spełnienia świadczenia wzajemnego

Przepis art. 485 § 2a k.p.c. dotyczy sytuacji, gdy transakcja handlowa związana z wystawieniem faktury VAT odbywa się między przedsiębiorcami:

Art. 485

§ 2a. Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego, odsetek w transakcjach handlowych określonych w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 684) (…)

W treści przepisu wymienione są trzy elementy, które muszą zostać przedstawione sądowi łącznie z pozwem: umowa, dowód spełnienia świadczenia oraz dowód doręczenia faktury lub rachunku. Istotne jest, że przedłożyć trzeba je wszystkie. Umowa nie musi mieć postaci odrębnego dokumentu, kontraktu. Może być to zamówienie lub ustalenia zawarte w korespondencji e-mailowej. Dowodem spełnienia wzajemnego świadczenia może być jakikolwiek dokument wykazujący odbiór towaru, wykonania usługi (dokument WZ, dokumenty firmy kurierskiej itp.). Dowodem doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku może być potwierdzenie wysłania jej drogą elektroniczną, jak również dopuszczalny jest zwykły dowód nadania przesyłki poleconej. W tym przypadku podpis na fakturze nie ma znaczenia.

Podsumowanie

Przedłożenie sądowi podpisanej (zaakceptowanej) faktury jest jedną z możliwości uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Brak stosownego podpisu nie wyklucza skorzystania z tego trybu postępowania, jednak konieczne będzie uzupełnienie pozwu o dowód z upoważnienia do wystawiania faktur VAT bez podpisu albo o umowę, dowód spełnienia niepieniężnego świadczenia wzajemnego oraz dowód doręczenia faktury dłużnikowi.

Pamiętać przy tym należy, że w każdym przypadku postępowanie w trybie nakazowym wymaga wyraźnego wniosku sformułowanego w pozwie o zapłatę, gdyż sąd nie wydaje nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym z urzędu.