Umowa jako podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy, której stronę jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Tym samym, aby przetwarzać dane osobowe na w/w podstawie prawnej muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

1. musi istnieć umowa,

2. osoba, której dane są przetwarzane, musi być stroną tej umowy i

3. przetwarzanie danych osobowych musi być niezbędne do wykonania umowy.

Przykłady:

1. Umowa sprzedaży na stacji benzynowej - tankując na stacji benzynowej, sprzedawca może przetwarzać nasze dane osobowe w celu np. wystawienia faktury, ponieważ zawarliśmy umowę sprzedaży.

2. Konto w serwisie internetowym – rejestrując się w serwisie internetowym i akceptując regulamin serwisu, użytkownik zawarł z właścicielem strony umowę o świadczenie usługi drogą elektroniczną. Tym samym oprócz akceptacji regulaminu nie ma potrzeby odbierania od użytkownika zgody na przetwarzanie danych osobowych.

3. Umowa sprzedaży w sklepie internetowym – zamawiając towar w sklepie internetowym klient musi zaakceptować regulamin tego sklepu, który zawiera postanowienia umowy sprzedaży. Tym samym sama akceptacja regulaminu wystarczy do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji zamówienia. Uwaga! Jeżeli dane klienta mają być wykorzystane np. w celu uzyskania opinii na temat zakupów w sklepie – konieczne jest już uzyskanie dodatkowej zgody na przetwarzanie danych właśnie w tym celu.

Oprócz samej umowy do zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych nastąpi także podczas działań poprzedzających jej zawarcie. Do skorzystania z tej możliwości koniecznej jest spełnienie następujących przesłanek:

1. musi chodzić o podjęcie działań przed zawarciem umowy,

2. musi chodzić o podjęcie działań na żądanie podmiotu danych – to ona musi być inicjatorem,

3. przetwarzanie musi być niezbędne do zrealizowania tych działań.

Do w/w czynności należą w szczególności: prowadzenie negocjacji, przygotowanie oferty, udział w przetargu lub aukcji, weryfikacja kontrahenta lub badanie zdolności kredytowej. Warto zwrócić uwagę, że czynności poprzedzające zawarcie umowy możemy podzielić na

a) faktyczne (np. badanie zdolności kredytowej) i

b) prawne (np. złożenie oferty).

Warto pamiętać, iż to czy ostatecznie dojdzie do zawarcia umowy nie ma znaczenia, ponieważ nie jest to przesłanka warunkująca zaistnienie w/w podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych.